الاتصالات الإدارية
نظام يتحكم في المعاملات والرسائل بين المؤسسة والجهات التي تتعامل معها.
نظام الاتصالات الإدارية هو عبارة عن نظام يتحكم في المعاملات والرسائل بين المؤسسة(الشركة) والمؤسسات والجهات التي تتعامل معها المؤسسة وأيضا المراسلات والمعاملات بين أفراد المؤسسة الواحدة ويتميز نظام الاتصالات الإدارية انه يقيس مستوى العمل بين الموظفين داخل المؤسسة وخارجها ووقت إنجاز العمل بين الموظفين في المعاملات الداخلية والخارجية بين المؤسسة والجهات التي تتعامل معها المؤسسة.
أهمية نظام الاتصــالات الإداريــة :-
- تحويل المعاملات الكتابية إلى معاملات إلكترونية يتم التعامل معها إلكترونيا مع البحث والتعديل والإضافة.
- قياس عمل المؤسسة من حيث وقت المعاملة بين الموظفين وتقييم أداء الموظفين في المعاملات.
- متابعة المعاملات من مستخدم لأخر ومعرفة الإجراء المتخذ تجاه المعاملة.
- جميع المعاملات بين العميل و الجهات يتم حفظها داخل النظام وبالتالي تسهيل عملية البحث عنها .
معلومات حول نظام الاتصالات الإدارية :-
يقوم نظام الاتصالات الإدارية بعمل هيكلة للاتصالات الإدارية للمؤسسة من وارد (عام وداخلي) وصادر (عام وداخلي) لكل مستخدم حيث يكون لكل مستخدم اسم للدخول ورقم سري وعند الدخول يكون للموظف بريد داخلي يستطيع من خلاله متابعة جميع المعاملات التي أرسلت له من داخل المؤسسة وبالتالي يقوم الموظف عند فتح المعاملة تكون له مستلمة ويقوم باتخاذ الاجراء على المعاملة و حفظها أو إرسالها لموظف آخر لتسير في دائرة حتى يتم الانتهاء من هذه المعاملة نهائيا عند جميع الموظفين وبالتالي يتم حفظها في نظام الأرشيف كمستند تحت الجهة التي يتعامل معها أو فرع من المؤسسة ويقوم المسؤول بمتابعة المعاملة ويقيم النظام بوقت المعاملة في النظام بين الموظفين .
ويتميز نظام الاتصالات الإدارية بمرونته بسهولة إدخال المعاملة عن طريق ماسح ضوئي أو عن طريق الهارد ديسك ليتم حفظها في قواعد البيانات وبالتالي يتم التعامل معها كمعاملة .