الأرشيف الإلكتروني
نظام يستخدم لأرشفة جميع الوثائق المستخدمة فى العمل بطريقة إلكترونية.
تعريف نظام الأرشيف :-
نظام الأرشيف هو عبارة عن نظام يستخدم لأرشفة جميع الوثائق المستخدمة فى العمل بطريقة إلكترونية وحفظها في قواعد البيانات حتى يتم استخدامها فيما بعد ويسهل علينا عملية البحث الإلكتروني على الوثائق والملفات التي تم إدخالها من قبل بطريقة سهلة وبسيطة .
معلومات عن نظام الأرشيف :-
يتكون نظام الأرشيف من شاشة لإدخال البيانات من المستندات والملفات والجهات التي يتم التعامل معها والأقسام داخل الشركة وأيضا ويتم إدخال المستندات والملفات لكل مستند ومفاتيح البحث التي تتم حفظها لكي تستخدم في البحث .
ثانيا - أهمية نظام الأرشيف :-
- حفظ الوثائق والمستندات المكتوبة وتحويلها إلى مستندات إلكترونية محفوظة على جهاز الكمبيوتر فى قواعد البيانات وعدم إتلافها بطريقة أو بأخرى.
- البحث حيث يتكون من شقين
- بحث عام :- حيث يتم البحث عن المستندات بمفتاح بحث أو أكثر داخل المستند أو
الملفات في الأرشيف بكامله وأيضا من فترة معينة بالتاريخ.
- بحث خاص :- حيث يتم البحث عن المستندات بمفتاح بحث أو أكثر داخل المستند أو الملفات في الجهة أو القسم التي تريد البحث داخله عن مستند معين .